Le nommage des fichiers
Le responsable de l’enregistrement initial des documents sur le disque magnétique de l’ordinateur
devrait être la personne la plus renseignée sur l’unité archivistique dont il est question. Lorsqu’il
s’agit d’un projet de collecte, ce devrait être au créateur de décrire et de nommer les fichiers à
enregistrer. Dans le cas d’un don d’archives, il est essentiel que la personne responsable du
traitement des documents et de leur description soit bien documentée, ce qui facilitera
l’identification des fichiers et leur mise en contexte.
L’attribution d’un nom de fichier ou de dossier doit être représentative de son contenu afin d’en
faciliter le repérage.
Il faut dégager le sujet principal sous forme de mots-clés en excluant les
verbes, adverbes, adjectifs et les mots vides (articles, prépositions, conjonctions, etc.). Le nom de
fichier est adéquat lorsque la lecture de ce nom suffit pour connaître la nature de son contenu et
qu’il n’est pas nécessaire d’ouvrir le fichier. Il en va ainsi pour la dénomination des dossiers.
Il faut réfléchir à l’ordre des éléments qu’on retient pour nommer un fichier. Ceci déterminera la
place de l’élément parmi la liste des fichiers s’il est classé en ordre alphabétique et il sera plus aisé
d’en estimer le contenu. Le sujet principal du fichier devrait idéalement être inscrit au début et suivi
si nécessaire de termes significatifs tels que le type de document par exemple (procès-verbal,
contrat, etc.).
Lorsqu’on souhaite séparer des unités de sens ou faciliter la distinction de deux segments du nom d’un même fichier, il est préférable d’utiliser la barre de soulignement (« _ »). Ainsi, il sera plus facile de remarquer la distinction entre les différentes parties du titre sans qu’il soit nécessaire d’ajouter des articles pour en préciser le sens. Quant à l’emploi des majuscules et des minuscules dans les noms de fichier, cette décision revient à l’organisme selon ses préférences.
Ex. : Conseil administration_procès-verbal_2013-11-17
On peut également abréger les types de documents lorsque l’abréviation est officiellement retenue
par l’organisme et unanimement utilisée.
Ex. : Conseil administration_pv_2013-11-17
En plus d’être clair, le nom des fichiers doit être concis. Il est important que le nom des fichiers soit bref et il faut s’employer à en limiter la longueur.
L’environnement MAC ne permet pas l’enregistrement de nom de fichier de plus de 250 caractères. Quant à l’environnement Windows, la longueur du chemin est limitée à 259 caractères, par conséquent des fichiers enregistrés au niveau de la racine devraient idéalement être composés de moins de 250 caractères.
Afin de s’assurer que le tri numérique soit adéquat, précédez les nombres 1 à 9 d’un « 0 ». Quant
à l’inscription des dates dans le nom d’un fichier, il est préférable de l’inscrire à la fin en chiffre en
débutant par l’année, suivie du mois et du jour.
Ex. : Entrevue_Roger Bontemps_rapport_2013-11-17
Il est courant d’enregistrer plusieurs versions d’un même document. Pour distinguer les versions
récentes des anciennes, il est recommandé d’inscrire (« v ») précédé d’une barre de soulignement
et suivi du numéro de la version.
Ex. : Entrevue_Roger Bontemps_montage_V2
On ajoute (« VF ») à la fin du nom du fichier pour distinguer la version finale des versions de
travail.
Ex. : Entrevue_Roger Bontemps_montage_VF
L’enregistrement de fichiers provenant de périphériques numériques externes, tels qu’un appareil photographique, une caméra ou une enregistreuse sonore, peuvent mener à l’enregistrement de fichiers dont le nom n’a aucune valeur sinon celui de le différencier du précédent. C’est ainsi que se constituent des dossiers ne contenant que des fichiers nommés d’après une séquence numérique telle que DSC0001, DSC0002, DSC0003, etc. Cette dénomination séquentielle ne traduit aucunement le contenu du document. Par conséquent, il est préférable de renommer chaque fichier dès son enregistrement sur le disque de l’ordinateur. Renommer chaque fichier peut toutefois représenter une tâche fastidieuse. C’est pourquoi il existe des moyens pour accélérer cette tâche (voir applications Automator ou Better Rename par exemple)
Il est recommandé de nommer les fichiers de la même façon que tout autre fichier, c’est-à-dire avec un nom représentatif de son contenu, du général au particulier, mais en y ajoutant une séquence numérique à la fin.
Ex. : Entrevue_Roger Bontemps_2013-11-17_001;
Ex. : Entrevue_Roger Bontemps_photo_003
