Le tri des documents
Dans le cadre de leurs activités, les organismes créent et reçoivent des documents dont la nature et la valeur varient. Certains ont une valeur administrative, d’autres une valeur juridique ou
financière.
Au terme de leur utilité première, vient le temps de déterminer si les documents seront détruits ou s’ils seront conservés de façon permanente pour servir de sources pour les chercheurs
futurs et établir les fondements de notre connaissance de l’organisme ou des pratiques qu’il documente. Cette infime partie de documents conservés participera ainsi à constituer le fonds d’archives historiques de l’organisme.
Bien que le choix de conserver un document de façon définitive soit très subjectif, il demeure que les motifs qui le justifient s’appuient sur l’évaluation de leur valeur secondaire qui est liée à l’information et au témoignage.
Un document conservé pour sa valeur d’information contient des
renseignements importants sur des personnes, des événements ou des organismes.
Ce qui signifie que le document est en mesure de nous informer sur les différents sujets auxquels le créateur du fonds ou du document s’est intéressé.
Un document peut également être préservé pour sa valeur de témoignage, parce qu’il témoigne du mode de vie, des processus ou des pratiques du créateur du document, que ce soit un individu ou un organisme.
Pour procéder à cette évaluation qui déterminera le sort définitif des documents, il est impératif d’effectuer un tri. La virtualité des fichiers numériques a eu l’effet pervers de camoufler l’importance du tri en raison de la capacité d’entreposage des disques qui ne cessent de croitre et de l’absence de matérialité des documents qui « dissimule » l’urgence de la situation actuelle ou à venir. Dans un immeuble, lorsqu’un dépôt d’archives a atteint sa pleine capacité, l’ajout d’une
pièce supplémentaire n’est pas une solution qu’on prend à la légère et il devrait en être autant lors de la gestion des archives numériques.
Pourtant, cette approche est courante avec les fichiers numériques. Lorsque le disque d’un ordinateur est saturé, on y ajoute un disque supplémentaire. Cette approche est à éviter Il est faux de penser qu’il est préférable de tout garder parce qu’il est techniquement possible de le faire.
En agissant ainsi, on augmente les coûts inutilement, on sature inutilement notre support de stockage informatique et surtout on noie le document d’archives de grande valeur dans une multitude d’autres qui sont ou des doublons, ou des fichiers similaires, ou des brouillons, ou des fichiers de mauvaise qualité. La recherche s’en trouvera complexifiée et la productivité des employés diminuée.
C’est pourquoi il est important qu’un organisme qui a pour mandat de préserver des éléments du patrimoine immatériel adopte des procédures claires de manière à ce que le personnel responsable d’effectuer le tri soit en mesure de suivre des normes uniformes. Pour ce faire, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) a rédigé un document qui identifie les facteurs à retenir lors du tri des documents.
